Elke maand krijgen jullie een kijkje in het leven van een bestuurslid. Dit keer vertelt de secretaris hoe het is om secretaris te zijn, wat er allemaal bij komt kijken en hoe leuk, maar ook eng het kan zijn.
Notuleren kun je leren
Lieve Awateraars,
We wilden jullie via deze weg wat meer vertellen over het doenvan een bestuursjaar en de verschillende functies binnen het bestuur. Deze maand is mijn functie, secretaris, aan de beurt. Iets langer dan een half jaar geleden werd het kandidaatsbestuur, XXV, bekend gemaakt. Ik kan je vertellen; vanaf dat moment staat je leven een jaar lang compleet op zijn kop. Een bestuursjaar is een jaar vol verrassingen, dat staat wel vast. Het ene moment organiseer je een constitutieborrel, waarop je belangrijkste taak is om het bier rijkelijk te laten vloeien. Het andere moment organiseer je een ALV en wordt er van je verwacht dat je verantwoordelijkheid kan dragen voor een vereniging. Erg veelzijdig dus allemaal.
Toen ik vorig jaar besloot dat een bestuursjaar wel iets voor mij kon zijn, wilde ik eigenlijk penningmeester worden. Pas veel later zag ik de charmes die het secretarisschap met zich meebrengt. Ik heb destijds gesolliciteerd op allebei de functies, zonder sterke voorkeur voor het een of het ander. Besturen op zich leek me vooral heel erg leuk en in beide functies kon ik me wel vinden. Ik hoor om me heen wel vaak dat secretaris niet per se de meest gewilde functie is. Ergens kan ik dat wel begrijpen, de functieomschrijving ‘archieven bijhouden, ledenbestand up to date houden, post en mail bijhouden, ledenmail schrijven en notuleren’ klinkt misschien wat stoffig. Wel is het zo dat je door deze taken waarschijnlijk ontzettend goed op de hoogte bent (en ze zijn echt niet zo stoffig als ze klinken). Ik kan overal ontzettend snel inspringen, maar waar de voorzitter hierbij altijd op de voorgrond treedt, mag ik ervoor kiezen om op de achtergrond te blijven.
In deze chaos en gekkigheid is het erg belangrijk om iemand te hebben die het overzicht kan bewaren. Dit is dan ook een van de grotere taken van de secretaris. Vaak stuur ik Zaya een beetje bij en zij weet dat zodra ze niet meer goed weet wat er gedaan moet worden of waar ook alweer dat ene bestand stond, ze bij mij terecht kan. Ik ben een vraagbaak voor haar, voor de rest van het bestuur, maar ook voor jullie.
Verder notuleer ik natuurlijk ook de ALV’s en alle bestuursvergaderingen, iets wat je overigens erg snel leert. Ik weet ook hierdoor vaak erg goed waar iedereen mee bezig is en wat er speelt. Ook hou ik natuurlijk de mail en de post bij. Ik zorg ervoor dat alles bij de juiste mensen terecht komt, of antwoord zelf. Verder hou ik natuurlijk het ledenbestand bij, iets wat ik erg leuk vond afgelopen zomer. Zo kon ik namelijk alvast alle nieuwe namen leren en wist ik van bijna iedereen al de naam op het introductiekamp.
De bestuursagenda houdt de secretaris ook bij, ik laat weten wanneer alle activiteiten zijn of wanneer het bestuur een afspraak heeft. Dit vereist wel wat organisatorische vaardigheden, maar ik moet zeggen dat ook dat wel snel goed komt.
Ook krijgen jullie natuurlijk eens in de twee weken een mail van mij, dat vind ik erg leuk om te doen en het is een taak waar ik ook echt wel even voor ga zitten altijd. Het doel van de mail is om jullie een beetje op de hoogte te houden van alle activiteiten die er gaan komen. Soms vertel ik jullie iets over wat er gebeurd is de afgelopen twee weken, of iets waar ik zelf mee bezig ben. De ledenmail is wel iets waar je je creativiteit op los kan laten.
Een bestuursjaar op zich is moeilijk te omschrijven, Zaya heeft jullie alle leuke verhalen al verteld in haar blog en ik ga niet eens proberen dat te overtreffen. Verschil moet er wezen. Het lijkt wel een beetje een natuurlijke balans tussen voorzitter en secretaris, Zaya pakt het liefst ieder feestje mee en ik hoop nog iedere dag op een middagdutje. Nee grapje, zo erg is het niet. Wel is het zo dat ik gewoon wat rustiger ben en Zaya af en toe bij stuur. Zaya geeft mij daarentegen wat meer een podium. Dit maakt dat wij goed kunnen samenwerken en goed op elkaar ingespeeld zijn. Niet alleen wij tweeën overigens, als bestuur moet je goed op elkaar ingespeeld zijn en elkaars sterke en zwakke punten kennen. Ik denk dat wij dat inmiddels wel weten van elkaar.
Verder is een bestuursjaar vooral ook heel erg leuk, natuurlijk zijn er stressmomenten en soms zie je door de bomen het bos niet meer, alle drukte wordt goedgemaakt met een hoop gezellige mensen en leuke activiteiten. Het staat goed op je CV, iets waar we allemaal ook wel mee bezig zijn denk ik en je leert er ontzettend veel van. Je gaat zien van jezelf wat je sterke en zwakke punten zijn als het gaat om besturen, maar ook als het gaat om samenwerken. Wees dus vooral niet bang om deze stap te nemen tijdens je studie, het is een mooie aanvulling op het studentenleven. Voor vragen over het secretarisschap of besturen in het algemeen kan je altijd bij mij terecht!
Liefs,
Féline Metz
Secretaris der studievereniging Awater
XXVe bestuur, 2018-2019